Quando o time de inovação da add chegou à SulAmérica, identificou o cenário: de um lado, milhões de clientes com alta demanda de atendimentos por dia. Do outro, processos, gestão e desenvolvimento de projetos que apresentavam alto lead time e precisavam ser revistos para alavancar o valor agregado nas entregas.
Por isso, a área de TI da SulAmérica decidiu contar com a add para escalar o conceito de Agilidade e dar tração aos benefícios da Transformação Ágil, levando assim a metodologia a todos os setores da empresa, principalmente para a área de Negócios, que conquistou maior engajamento e integração com o time de projetos.
Após dois meses de cocriação nasceu o maiS (Método Ágil Interativo SulAmérica), que combate o desperdício no desenvolvimento de software com conceitos baseados em Lean Thinking, Design Thinking, Facilitação e Desenvolvimento Ágil, apoiando a definição do escopo ideal para geração de valor da companhia.
O maiS permitiu também o desenvolvimento interativo e incremental, baseado nas práticas do SCRUM, porém adaptado à realidade cultural da empresa e gerou uma economia de R$1 MILHÃO por ano com o PMO.
Entenda como isso aconteceu.
Desafios
Escalar a transformação ágil numa das maiores seguradoras do país, com 7 milhões de clientes e mais de 120 anos de história. Esse foi o nosso desafio na SulAmérica, eleita a seguradora mais inovadora do Brasil pela PwC em 2020 e o maior grupo segurador independente do Brasil.
O objetivo era claro: reduzir o lead time dos projetos para no máximo seis meses, com uma equipe capaz de desenvolver e entregar resultados, sem abrir mão da qualidade. Era preciso:
Preparar os times para enxugar custos e processos desnecessários;
Mudar a percepção de valor dos colaboradores;
Promover a sinergia entre os setores.
Fazer com que enxergassem empresa, o cliente e o mercado como organismos vivos e mutáveis, que exigem skills como: adaptabilidade, capacidade de respostas rápidas e senso de dono (ownership).
Então por que não trabalhar junto, em parceria com o cliente, compartilhando a responsabilidade do negócio (de verdade!) e descobrindo juntos o “fazer mais com menos”?
O Projeto
O maiS nasceu da crescente demanda por agilidade, menos burocracia e agregação de valor nos projetos.
Priorização de tarefas com maior valor agregado para o cliente final;
Desburocratização de procedimentos para implantar o Business Agility;
Liquidação de gaps na entrega de produtos;
Capacitação personalizada de equipes com mentoria e coaching
O diagnóstico do contexto indicou que o projeto deveria começar pela área de Saúde da empresa, com a proposta de implementar soluções de Business Agility, o que resultou na cocriação de um método totalmente inovador e interativo, o Método Ágil Interativo SulAmérica (MAiS).
Nossa ideia foi gerar mudança em ciclos curtos, implantando gestão Ágil e Lean para promover uma percepção de valor clara, onde todos se sentissem parte do processo e vibrassem a cada conquista, levando esse sentimento adiante para acelerar a velocidade e quantidade das entregas, produzindo cada vez mais valor para os clientes da SulAmérica.
Após o mapeamento do cenário corporativo, era preciso eliminar os desperdícios, os retrabalhos e o alto custo das entregas causados pela burocracia aplicada aos procedimentos.
Unir as forças de trabalho dos times (TI+ Negócios) demonstrando o alto valor dos métodos ágeis na prática, foi o primeiro passo da jornada para liquidar gaps nas entregas (produto), aperfeiçoar processos (metodologia) e transformar a cultura e as pessoas (comportamento).
Por exemplo: faz sentido entregar 100% do projeto e só então perceber que 95% dele precisa ser refeito ou nunca será utilizado? Não!
É por isso que a Agilidade existe!
Técnicas de Design Thinking e método “Scrumban” (Scrum+ Kanban) foram aplicadas e um MVP (Minimum Viable Product) elaborado para alinhar a estrutura de tecnologia ligada à área de Saúde ao desenvolvimento ágil.
Como?
- Detalhamento do Escopo (Business Blue print – BBP);
- Definição dos entregáveis do projeto;
- Priorização dos entregáveis do projeto;
- Definição da periodicidade dos Sprints (1 a 4 semanas);
- Definição das janelas de transporte do projeto.
Utilizamos user stories para inovação de softwares, além de dinâmicas de grupo para identificar lideranças e gerar valor através de mudanças comportamentais. Conceitos como lean startup, lean manufactoring e change management estiveram presentes na segunda etapa de imersão.
Com a elaboração do MVC (Minimum Viable Change) garantimos o mínimo necessário para impactar e promover mudanças (sem rupturas) de mindset na cultura organizacional.
Impacto
Já nos primeiros 15 dias de imersão, foi possível perceber resultados positivos e uma mudança inicial de mindset dos participantes.
Um dos pontos altos do método MAiS foi o Workplace, ação que transferiu cerca de 200 pessoas do cenário físico da empresa para um novo local de trabalho, no contexto Agile. Esse time demonstrou um alto nível de desempenho e produtividade, confirmando o sucesso do programa.
Assim surgiu um novo tempo, focado em liquidar gaps, aperfeiçoar processos e reduzir custos, revertidos em muitos benefícios para a companhia, para os colaboradores e para os clientes.
Por isso, o MAiS se tornou uma marca na empresa, e ganhou vocabulário próprio, valorizando a cultura ágil e promovendo novas práticas corporativas, num processo interativo e cíclico, onde a ordem é criar, lançar, medir, aprender e melhorar, incessantemente.
Vocabulário do MAiS
A bandeira da Agilidade
Para replicar e escalar essa nova cultura do Agile, foram identificadas as “peças-chave” do time, os chamados evangelistas.
Tal análise comportamental, realizada através do mapeamento do perfil de steakholders (baseada em valores, crenças e atitudes), possibilitou identificar com precisão os evangelistas, aqueles responsáveis por carregarem a ‘bandeira da agilidade’ na organização.
Anatomia do Facilitador
Uma capacitação personalizada permitiu treinar a equipe e cocriar um método inovador e exclusivo de Agilidade.
Assim foi tomando forma o Método Ágil Interativo SulAmérica (MAiS), com a proposta de escalar a transformação ágil na SulAmérica, priorizando um novo mindset, a qualidade da entrega e a satisfação do cliente.
Mentoria e coaching formaram a dupla perfeita para garantir a adesão ao método e verificar a performance do time e dos evangelistas.
Agile Coach
Benefícios
O MAiS é um sucesso incontestável, como mostra alguns dos resultados abaixo:
Economia de mais de R$ 1 milhão por ano com o PMO
100% de alinhamento entre as áreas de TI e Negócios
Priorização dos projetos com práticas ágeis
MAIS DE 300 funcionários capacitados e treinados
Maior capacidade de adaptação em meio a diversas situações
Redução de desperdícios
Maior satisfação do cliente interno e externo
Redução no tempo de concepção de projetos
Otimização do custo do projeto (o time faz ‘mais com menos’)
Conclusão
O MAiS transformou a SulAmérica, redesenhou o sistema corporativo e marcou o início de uma nova era, a era do Business Agility.
Uma nova forma de pensar, agir e entregar. Uma abor agem colaborativa que gera valor de negócio com a inovação, que valorizou a iniciativa da área de TI e selou a união desta com a área de Negócios, levando resultados incríveis para a SulAmérica e agilidade para seus clientes.
