Desafios
A Brasilcap, empresa de capitalização da BB Seguros, que em 2020 completa 25 anos, buscava novas fórmulas para expandir a cultura ágil a todas as áreas da companhia − que já utilizava os conceitos da Agilidade na TI – e traçou uma estratégia corporativa junto aos especialistas da add.
Como parceiros para conduzir essa jornada de expansão e integração de práticas ágeis por meio da área de Inovação, nosso desafio foi cocriar um modelo de Governança de Portfólio de Projetos com TI utilizando a metodologia ágil.
A necessidade de análise de responsabilidades e de capacitação de profissionais que já exerciam atividades no modelo ágil de trabalho do novo organograma, criado internamente, também foi apontada pelo grupo do projeto, que contou com o nosso time para reciclar conhecimentos dos especialistas.
Solução
A add aplicou seu framework de Transformação Ágil − até a etapa 4 (Rollout) − para acompanhar o processo. Estabelecemos e monitoramos um plano de gestão de mudanças baseado na metodologia ágil para toda a empresa:
Advisory:
Uma pesquisa interna foi realizada com todos os colaboradores para medir a maturidade Ágil, a maturidade Gestão 3.0 e a maturidade CEM. As perguntas foram baseadas nas expectativas de implantação do novo mindset dentro da companhia, e o resultado poderá ser utilizado como métrica de acompanhamento das ações internas e de mudanças desejadas.
Change Awareness:
Nesta etapa, instituímos uma a comissão de cocriação da Mudança Ágil envolvendo todos os executivos da companhia e comunicamos a iniciativa.
Solicitamos a indicação dos profissionais que seriam responsáveis por disseminar a cultura ágil e apoiar a etapa de cocriação do modelo de Governança de Portfólio de Projetos com TI.
Com a comissão de mudança formada, o propósito do trabalho foi definido e alinhado, junto ao público interno.
Ministramos o Treinamento de Agile Thinking, levando os conceitos do manifesto de desenvolvimento ágil de software, moder agile, Lean, Kanban, Scrum, Design Thinking, entre outros.
Framework Development:
Após definir os personagens da Comissão, os esforços foram direcionados para a criação do Modelo de Governança de Portfólio de Projetos com TI.
Esse foi um momento valioso. Ultrapassamos com sucesso os desafios internos (e naturais) sobre o escopo do projeto, uma fase fundamental para alcançarmos o resultado e atender às expectativas.
Oito encontros com a comissão de cocriação multidisciplinar foram realizados para cocriar o novo modelo de governança de Portfólio e Projetos com TI.
E enfim, entregamos: Conceitos, Rituais, Ferramentas, Artefatos, Métricas, Papéis e Responsabilidades e o Blueprint do método, com todo o passo a passo das ações para facilitar a visualização e comunicação interna na companhia.
Blueprint da Governança de Portfólio e Projetos com TI
Rollout:
Na última etapa, o modelo de Governança de Portfólio e Projetos com TI foi implantado, instituindo a principal cerimônia: a Comissão Estratégica.
Reunimos todos os executivos da companhia para que, juntos, pensassem como os esforços corporativos de TI estavam sendo distribuídos e apontassem a melhor direção a seguir.
Treinamento de POs, Agile Coach, Agile Master, e de Líder do Futuro foram realizados em paralelo, para guiar a jornada e capacitar os papéis recém-criados na companhia.
Reciclamos os profissionais que já executavam, de alguma forma, esses papéis e levamos conhecimento àqueles que demonstraram interesse em se desenvolver.
A ferramenta Asana foi implantada corporativamente, criando uma estrutura e desenhando os boards para cada área de negócio autogerir seus projetos. Ampliamos sua aplicação, antes restrita à área de Tecnologia.
Na nova estrutura, elaboramos o Portfólio de Projetos e Demandas de cada área de negócio na plataforma, para a Comissão Estratégica promover a conexão com os boards já utilizados pela TI. Para isso, capacitamos de forma individualizada, os principais agentes que utilizariam a ferramenta.
Organizamos a Jornada da Agilidade, com oficinas para toda a corporação. O objetivo? Levar conhecimento à companhia sobre Agilidade.
Foram executadas as Oficinas de Agile Thinking, Customer Experience, Design Thinking e Kanban.
Resultado
Diagnóstico:
A pesquisa interna de maturidade (Ágil, Gestão 3.0 e Customer Experience Management) − em conjunto com uma análise profunda da consultoria add − resultou na entrega de relatório que apresenta métricas e destaca os pontos fortes (que precisam ser explorados) e fracos, com recomendações de ações e ferramentas que podem ser utilizadas para modificar o cenário corporativo.
Comissão de cocriação:
Identificamos os embaixadores para replicarem os benefícios da metodologia ágil na empresa. Nivelamos o conhecimento e o mindset deste time com treinamento de Agile Thinking, e assim, definimos o objetivo da mudança, preparando-os para a próxima etapa.
Criação do Modelo de Governança de Portfólio de Projetos com TI: o blueprint do método destacou visualmente as orientações da jornada para implantação do novo modelo de governança de forma prática, alinhou estratégias e indicou ações, papéis de colaboradores, cerimônias, objetivos e métricas associadas. A ação facilitou a comunicação interna, ampliou o engajamento, definiu responsabilidades e conferiu agilidade aos times.
Jornada da Agilidade:
Oficinas práticas facilitaram a implantação da Transformação Ágil e geraram uma conscientização individual e coletiva sobre o mindset de agilidade e sobre ferramentas que poderiam ser utilizadas no dia a dia.
Comissão Estratégica:
Instituímos uma comissão que reúne executivos da Brasilcap para avaliarem, de forma colaborativa, o direcionamento de esforços tecnológicos visando o alcance de objetivos estratégicos, gerando assim uma comunicação compartilhada e um objetivo em comum. Ampliamos o uso da ferramenta Asana, o que possibilitou a otimização de tempo e a autogestão de profissionais. A transformação digital conferida pela implantação da ferramenta unificada, aumentou a visibilidade dos projetos e permitiu a tomada de decisões em conjunto, por estar disponível para o acompanhamento de todos os colaboradores da empresa.
