Numa indústria multinacional presente em mais de 80 países, o processo fragmentado de aprovar promoções, reajustes salariais e solicitações de férias era lento e complexo, feito manualmente em sistemas satélites (como planilhas e pilhas de documentos), sobrecarregando gestores com tarefas repetitivas.
Para agilizar a gestão, a empresa decidiu automatizar esses processos na filial do Brasil, impactando mais de 4.000 colaboradores.
Desafios
A falta de integração entre os sistemas tornava a coleta e análise de dados uma tarefa árdua e propensa a erros humanos.
Isso porque o sistema antigo operava isoladamente, com informações relevantes dispersas entre planilhas do Excel e documentos armazenados no Sharepoint, sem conexão clara, ágil e precisa.
Por isso, o time Labs add desenvolveu o Sistema de Reajuste Salarial, solução digital feita sob medida para apoiar as lideranças na Gestão de cargos e promoções.
O Projeto
Utilizamos a plataforma low-code OutSystems para acelerar a integração dos sistemas, que tem conexão nativa com SAP. Essa abordagem exclui a necessidade de acionar a consultoria SAP (que é paga!) para transformar uma função em API – o que é feito automaticamente em OutSystems – reduzindo muito os custos de TI para o cliente.
Além de fornecer o melhor controle de dados e agilidade no processo, a solução possibilitou uma redução drástica do tempo de resposta de avaliações e aprovações de férias, promoções de cargos e aumentos salariais, tornando o fluxo de trabalho mais fácil e intuitivo.
Além de oferecer um controle de dados aprimorado e agilidade no processo, a solução trouxe benefícios notáveis:
Agilidade nos Processos: Diminui (e muito!) o tempo de resposta em avaliações e aprovações de férias, promoções e aumentos salariais.
Facilidade de Uso: Fluxo de trabalho mais intuitivo, permitindo que os usuários naveguem com facilidade na plataforma.
Controle de Dados Aprimorado: Melhora na coleta e análise de informações, garantindo decisões mais informadas.
Redução de Erros: Minimiza falhas humanas, aumentando a precisão nas aprovações e registros.
O Sistema
Por ser construído em OutSystems, o tempo e o custo do desenvolvimento do projeto foram reduzidos, se comparado ao uso de tecnologias high-code.
Integrado ao ERP SAP, o sistema permite:
Comunicação clara, rápida e eficaz entre colaboradores, líderes, profissionais de RHe diretores da empresa, já que todos têm acesso e conseguem ‘enxergar’ o sistema ao mesmo tempo;
Relatórios dinâmicose personalizados, facilitando a avaliação on demand dos impactos e do histórico do colaborador por período, setor ou por valores.
Parâmetros, regras e filtros foram criados com inteligênciae interfaces amigáveis para facilitar a extração de dados e o workflow dos líderes e do RH, contendo perfil dos colaboradores, gaps e qualificações necessárias para aprovação do reajuste ou promoção de cargos, por exemplo.
Nossos profissionais da add construíram também no sistema, um dashboard onde a diretoria pode visualizar não só o controle das solicitações como o impacto financeiro das promoções na folha de pagamento da companhia.
O prazo inicial do projeto foi previsto para cinco meses (mas a fase de desenvolvimento durou em apenas dois meses!) e contou com um PMO e apenas dois desenvolvedores OutSystems full time, além de envolver a área de negócios e o time de SAP do cliente.
O Impacto
Com o Sistema de Reajuste Salarial, os líderes e gestores agora têm acesso a uma plataforma unificada e intuitiva, onde facilmente podem aprovar solicitações, acompanhar o progresso de promoções e reajustes, e gerenciar o calendário de férias dos profissionais.
Essa transformação não apenas reduziu significativamente o tempo necessário para realizar tarefas administrativas, mas também melhorou a experiência dos mais de 4 mil colaboradores, proporcionando-lhes uma resposta mais rápida e transparente para as suas solicitações.
Essa transformação trouxe resultados significativos:
Acesso Centralizado: Plataforma unificada que facilita a aprovação de solicitações e o acompanhamento de processos.
Redução do Tempo de Tarefa: Menos tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os gestores se concentrem em atividades estratégicas.
Melhoria na Experiência do Colaborador: Respostas mais rápidas e transparentes para as solicitações dos mais de 4.000 colaboradores.
Gestão Eficiente de Férias: Controle aprimorado do calendário de férias, evitando conflitos e aprimorando a organização.
Melhoria na Comunicação: Fluxo de informações claro entre as equipes, agilizando o processo de gestão.
Aumento da Satisfação: A transparência e a agilidade no processo resultaram em maior satisfação entre os colaboradores.
Automatização de Processos: Reduz a carga de trabalho manual, permitindo que os líderes se concentrem em tarefas estratégicas.
Acesso Rápido a Informações: Centraliza dados relevantes, facilitando a tomada de decisões informadas e ágeis.
Redução de Erros: Minimiza falhas humanas, aumentando a precisão nas aprovações de reajustes e promoções.
Benefícios
Os principais ganhos da multinacional com a implantação do Sistema de Registro Salarial pela add:
